Що таке документ 'Ексель' і як з ним працювати?

Кожна робоча сторінка документа Excel зберігається в окремому файлі. У зв’язку з цим необхідно навчитися правильно працювати з файлами. В даній статті представлено кілька методів роботи з ними. Для того щоб оволодіти базовими навичками, краще випробувати всі методи і вибрати найбільш вподобаний вам. Або застосовувати різні методи в зручних випадках.

Будь-які найменування в даній статті наведені з Microsoft Office 2013. У разі використання іншої версії назва команд і зовнішній вигляд вікон можуть незначно відрізнятися, але суть залишиться незмінною.

Як зробити документ "Ексель"

Для відкриття документа Excel вам необхідно натиснути лівою кнопкою миші двічі на іконку MS Excel на робочому столі або в меню “Пуск”. Після входу в програму з’явиться перше меню з варіантами роботи і шаблонів. Щоб почати працювати, вам потрібно натиснути на один з них або на шаблон з назвою “порожня книга”.

У тому випадку, якщо у вас вже відкрито MS Excel, для створення документа вам необхідно виконати одну з таких дій.

  1. Для відкриття нової робочої книги необхідно одночасно натиснути на кнопки - Ctrl + N.
  2. Натиснути на кнопку "Файл", а потім у вікні, - кнопку "Створити". При цьому з'явиться вкладка, де ви повинні вибрати різні варіанти створення файлу - або з шаблону, або чисту книгу.

Відкриття документа в "Ексель"

Є кілька методів відкриття файлу Excel. Перший використовується в тому випадку, якщо сама програма у вас ще не запущена. Для того щоб відкрити файл Excel, вам необхідно знайти його за допомогою пошукової системи Windows і двічі натиснути на знайдений файл лівою кнопкою миші. Програма Microsoft Excel відкриється і автоматично запустить знайдений вами файл.

Другий метод - коли ви вже відкрили програму Microsoft Excel. Ви можете скористатися кількома шляхами відкриття документа.

  1. Одночасно натиснувши на клавіатурі Ctrl + O. В результаті відкриється вікно, в якому буде видно останні файли.
  2. Також можна запустити файл зі сховища, що знаходиться на хмарному сервері.
  3. Ще один шлях - натиснути на кнопку файл і у вікні, вибрати "Відкрити". У лівій частині ви зможете знайти місце, де знаходиться документ. Праворуч - вибрати необхідний документ.

У тому випадку, коли у вікні “Відкрити” ви вибираєте місце знаходження файлу “Ваш комп’ютер” і потім вибираєте кнопку “Огляд”, відкривається вікно пошукача, в якому ви зможете вказати фільтр потрібного документа, і в тому числі варіант його відкриття:

  1. "Відкрити" запускає потрібний файл Excel для роботи з ним.
  2. "Відкрити для читання" - документ без можливості редагування.
  3. "Відкрити як копію" - копію документа для редагування.
  4. "Відкрити в браузері" - запускає документ в браузері.
  5. "Відкрити в анонімному захищеного перегляду" - відкрити файл, використовуючи можливість захищеного перегляду.
  6. Відкрити і відновити запуск неправильно закритих документів або документів, закритих без збереження.

Збереження файлу Microsoft Excel

У програмі MS Excel існує можливість автозбереження файлів і документів “Ексель”. Також є функція їх відновлення. При цьому розробники радять періодично, в процесі роботи, виконувати збереження документа для запобігання випадкових ситуацій, коли ваша робота буде загублена з причин, не залежних від вас. Є кілька методів збереження вашої роботи.

  1. Натиснувши одночасно дві кнопки на клавіатурі - Ctrl + S.
  2. Натиснувши одночасно Shift + F12 або F12.
  3. Кнопка "Зберегти" у верхній лівій частині робочого вікна.
  4. Кнопка "Файл" у вікні, а потім натиснути кнопку "Зберегти".

Якщо ж ви оберете “Зберегти як”, то у вас буде можливість дати файлу іншу назву.

При збереженні документа перераховані вище методи відкриють вікно, в якому вам необхідно буде вказати, куди програмі слід виконувати цю дію, а також тип файлу і його найменування. Щоб це зробити, вам потрібно натиснути кнопку “Огляд”. Коли ви будете виконувати дію повторно, програма збереже документ під тим же ім’ям.

Закриття файлу Microsoft Excel

Після закінчення роботи з документом “Ексель” необхідно закрити програму. Дану операцію можна виконати декількома методами.

  1. Правою кнопкою миші натисніть хрестик (х) в правому верхньому куті.
  2. Натиснувши кнопку "Файл" у вікні, виберіть "Закрити".
  3. Двічі клікніть по піктограмі системного меню у верхньому лівому кутку вікна "Піктограма" системного меню "Ексель".
  4. Натисніть одночасно на клавіатурі кнопки Ctrl + W або Alt + F4.

У разі, коли документ не був збережений, з’явиться вікно, в якому програма запропонує вам необхідні дії з файлом:

  1. Зберегти.
  2. Ніколи не зберігати.
  3. Скасування - скасовує дію закриття програми.


ЩЕ ПОЧИТАТИ