Фільтрація даних: операції, призначення, приклади

Інформація, що міститься в електронних таблицях і БД інформація не завжди необхідна користувачеві в кожен момент його роботи в повному обсязі. Тому в додатках MS Office передбачені інструменти, що дозволяють представити інформацію в потрібному для обробки вигляді. У статті ознайомимося з деякими з них.

Що це таке і для чого

Один з таких інструментів - фільтрація даних. Її використовують для того, щоб з усього масиву відібрати тільки ті записи, що відповідають необхідним умовам. При цьому вся інформація об’єкта зберігається, але людина бачить тільки необхідні йому рядки, інші ж, що не відповідають заданим умовам, ховаються.

фільтр в excel

Відбір проводиться по одному або декільком умовам при установці обмежень на кілька полів. Кожне наступне обмеження додається до вже існуючих, і кількість інформації, що відображається зменшується, ще більш полегшуючи роботу з масивом.

У всіх сучасних електронних таблицях і базах передбачена можливість знаходження записів. Так як додатки пакета MS Office є найбільш поширеними в офісній роботі, нам слід більш детально ознайомитися з роботою фільтрів в цих програмах.

Excel

В Excel фільтрація даних доступна кількома способами. Вона здійснюється у вмісті стовпців таблиць в залежності від типу. При цьому відбираються конкретні значення осередків або за умовами. Умови вибору рядків теж залежать від того, інформація якого типу містяться в стовпці.

Найпростіший спосіб селекції - інструмент панелі “Редагування” вкладки “ГОЛОВНА”. Виділяємо комірку стовпчика, в випадаючому списку кнопки “Сортування і фільтр” вибираємо пункт меню “Фільтр”. При цьому в першій клітинці стовпця з’явиться кнопка зі стрілкою, при натисканні на яку відкривається меню, що випадає інструментів для сортування та фільтрації даних в Excel.

Тут визначаються параметри вибору рядків для відображення.

Вибір за значеннями

простий фільтр

Для прикладу скористаємося таблицею Excel - прайс-листом магазину косметики. Найпростіший вид селекції - за значенням. У листі цін є поле “Тип косметики”. Ми хочемо подивитися всі наявні засоби по догляду за нігтями. У випадаючому списку поля - перелік можливих параметрів, серед яких є елемент “Для нігтів”. Якщо список елементів стовпця занадто довгий, скористайтеся полем для пошуку. Знімаємо прапорці з усіх інших пунктів, крім шуканого, і натискаємо “ОК”. Видимими залишилися тільки косметичні засоби для нігтів.

Можна ще більше скоротити список продукції, відібравши, наприклад, тільки вироби виробника “MAX FACTOR” і отримавши в результаті лист засобів для нігтів цього виробника.

результат простого фільтра

Вибір за умовою

Як тепер відобразити всі засоби для волосся, якщо серед типів продукції є кілька таких видів: бальзами, маски, гелі тощо? Можна виділити кілька позицій прапорцями, а можна задати фільтрацію даних за умовою по типу поля.

У нашому випадку стовпець містить текст, і до нього застосовуються текстові параметри. Користувач задає рядок для пошуку в найменуваннях. При цьому вміст комірки прирівнюється до пошуку або виключається з нього. Є можливість знаходження записів, текст в яких починається з зазначених символів або закінчується ними, містить їх або не містить. Для завдання більш складних умов пропонується налаштувати свої правила.

Тут задається кілька умов. Всі вони можуть бути обов’язкові до виконання, або досить задоволення тільки деяких з них (параметри “І” та “АБО”).У построителе передбачена можливість установки умов для різних типів: текстових, числових, дати і часу, логічних і т. д.

настроюється фільтр

Зручним є такий спосіб фільтрації даних в MS Excel для числових полів. Припустимо, в нашому прайс-листі ми захочемо знайти кошти для губ з вартістю до 300-т рублів. У стовпці “Тип косметики” вибираємо прапорцями дві позиції: “ПОМАДА” і “БЛИСК ДЛЯ ГУБ”.

У стовпці “Ціна” вибираємо позицію “Числові фільтри”, на відміну від текстових в стовпці з типом косметики.

Вибираємо з варіантів пункт “менше або дорівнює” і у вікні, параметрів виставляємо суму 300 руб. Після натискання на кнопку “ОК” отримуємо список з чотирьох засобів типів “Помада” і “Блиск для губ” і вартістю менше 300 рублів.

фільтр по ціні

Нарешті, додаємо ще одну умову фільтрації даних - за кольором. Наш прайс-лист показує приклади колірної гами декоративної косметики. Скористаємося цим і виберемо засоби для губ світло-рожевого відтінку. У меню стовпця “Колірна гамма” вибираємо пункт “Фільтр за кольором”, натискаємо в ньому кнопку “Інші кольори осередків”, якщо запропонованого вибору недостатньо, і вибираємо бажаний відтінок. За кнопці “Ок” залишаються тільки кошти в потрібному ціновому і колірному діапазоні.

Сортування і пошук інформації

Навіть після того, як зайві записи будуть приховані, їх як і раніше може виявитися багато для вибору або аналізу. У цьому випадку застосовується ще одна зручна можливість MS Excel - сортування. У вже вивченому нами меню є пункти, які допоможуть побудувати елементи таблиці в необхідному порядку, полегшивши, тим самим, пошук.

Упорядкування елементів в стовпці можливо, в залежності від типу інформації в ньому. Для текстових полів пропонується розподіл від “А” до “Я” і в зворотному напрямку. Її зручно використовувати, наприклад, для більш зручного пошуку на прізвище клієнта, найменуванню партнера і т. п.

Числові поля сортуються за зростанням і зменшенням. Слід бути уважними в разі, якщо числа внесені в стовпець як текст. У цьому випадку вони будуть впорядковані як текст, тобто, числа 10, 11, 100, 12, 110 йтимуть в такому порядку в залежності від формату полів:

Сортування в числовому форматі Сортування в текстовому форматі
10 10
11 100
12 11
100 110
110 12

Записи упорядковуються по ряду параметрів. Для цього існує варіант настроюється сортування в меню кнопка “Сортування і фільтр”. Ви вибираєте, по яких полях сортувати, якого типу і в якому порядку застосовувати:

вікно сортування

У настроюються списках містяться дні тижня і місяці, і користувач може ввести власний зі своїми елементами.

БД Access

Не менш корисна фільтрація в базах даних. В Access є кілька варіантів отримання необхідної інформації: за допомогою загальних параметрів, за конкретним значенням, за формою і за допомогою запитів.

На головній вкладці програми ви знайдете панель інструментів “Сортування і фільтр”. Кнопки на ній використовуються для здійснення зазначених операцій. У Access використовується той же механізм, що в Excel. Зупинимося детальніше на тих способах, з якими ми ще не знайомі.

Способи

Загальна фільтрація даних в Access реалізується так само, як і в MS Excel, за допомогою меню, що випадає в заголовку стовпця. За аналогією, вибирається один або кілька елементів зі списку доступних або застосовується селекція по типу інформації в стовпці.

Щоб використовувати в якості параметра конкретне значення в осередку, виділяють цей осередок і вибирають меню “Виділення” на панелі “Сортування і фільтр” або викликають список доступних дій правим кліком. Можливості відбору залежать від типу, до якого належить вміст комірки.

фільтр по виділенню

Фільтр по формі - простий спосіб знаходження записів з можливістю використання декількох параметрів. Він викликається операцією “Додатково” - “Фільтр по формі”. При цьому створюється порожня форма, на якій ви виставляєте параметри, після чого натискаєте “Додатково” - “Застосувати”. Тепер форма містить тільки шукані запису.

Запити для відбору даних

Додатковим зручним засобом фільтрації даних в БД є запити. Їх створення вимагає часу і необхідних навичок, але запити мають ряд переваг. Перш за все, одного разу написавши запит на вибірку і зберігши його, ви отримуєте механізм, який можна використовувати постійно для побудови звітів, виведення рядків в форми, створення складних перехресних запитів і т. д.

У запитах можна використовувати поля декількох таблиць, додавши умови для отримання даних по кожному з них. Ці об’єкти БД створюються за допомогою Конструктора, майстри запитів або редактора SQL.

Запити SQL на вибірку мають структуру виду

Select [список полів]

From [таблиці]

Where [умови]

Тут в блоці умов задаються параметри, за якими вибираються записи. Для прикладу складемо запит для вибору записів з таблиці “Товари по складах”. Нехай нам необхідно вибрати рядки з вазами під найменуванням “Восторг” та подивитися, скільки товару з такою назвою є на кожному зі складів.

SELECT [Товари по складах]. [Тип товару], Вази. Ваза, [Товари по складах] .Склад, [Товари по складах] .Кількість

FROM Вази INNER JOIN [Товари по складах] ON Вази. Код = [Товари по складах] .Наіменованіе

WHERE (([Товари по складах]. [Тип товару] = “Ваза”) AND ([Вази]. [Ваза] = “Восторг”));

Результат буде виглядати так:

результат запиту

У режимі конструктора запит має вигляд:

конструктор запиту

Збереження і подальше застосування

Іноді виникає необхідність багаторазового використання одного разу встановленого відбору або його автоматичного застосування при запуску таблиці або форми. Збереження умов відбувається автоматично при закритті об’єкта. При подальшому його відкритті відображаються всі записи, і для того, щоб знову застосувати збережене обмеження, потрібно натиснути кнопку “Фільтр” панелі “Сортування і фільтр”.

фільтр при завантаженні

Для автоматичного застосування потрібного відбору скористайтеся властивістю об’єкта “Фільтр при завантаженні”, встановивши його в значення “Так”

Ще один спосіб збереження і подальшого використання - в якості запиту. Для цього задають розширені параметри. Налаштовують необхідні поля для пошуку, сортування та фільтрацію даних і зберігають в контекстному меню. Згодом його завантажують з того ж меню командою “Завантажити з запиту”

фільтр як запит

Пошук і вибудовування списку в Access

За аналогією з MS Excel, Access надає користувачеві можливість сортування за стовпцями, щоб полегшити пошук потрібної інформації. Упорядкування значень відбувається за алфавітом для тексту (в прямому і зворотному порядку), по зростанню і зменшенням для числової інформації і дат. Можна застосовувати її по декількох полях одночасно, що ще більш допомагає в задачі пошуку потрібних записів. Текстові поля розподіляються без урахування регістру.

Для знаходження записи з входженням потрібного рядка використовується механізм пошуку - кнопка “Знайти” однойменної панелі інструментів. У вікні вносяться параметри пошуку - рядок, місце, напрямок, частина поля, регістр.

інструмент пошуку

Механізми сортування, пошуку і фільтрації даних в електронних таблицях і БД значно спрощують роботу з великими масивами інформації. Якщо навчитися користуватися ними легко, використання цих інструментів стане звичним, прискорить і полегшить щоденну працю.



ЩЕ ПОЧИТАТИ